تحلیل و نیاز سنجی نرم افزاز

لزوم شناخت نیازهای یک سازمان

لزوم شناخت سیستم

بدون شک شناسایی نیازهای یک سازمان از مهمترین اقداماتی است که مدیران باهوش برای سازمان خود انجام می دهند.

در اکثر نقاط دنیا و مخصوصا در ایران شرکتها پس از رسیدن به یک درآمد مالی خوب دست به توسعه هیجانی و گسترش هر چه بیشتر تجارت خود می زنند و در این حین متوجه مشکلات و کمبودهایی می شوند که هیچگاه انتظار آن را نمی کشیدند.

فرض کنید شرکت بازرگانی و یا تولیدی با فروش خوبی از محصولات خود روبرو شده و درخواستهایی است که پشت سر هم برای خرید محصولاتش سمت آنها روانه می شود. مدیر شرکت خیلی خوشحال است اما هر چه جلوتر میرود با مشکلاتی روبرو  میگردد که ممکن است برایش پیش پا افتاده به نظر برسد. او شروع به مواخذه کارمندان خود نموده و همه چیز را از حواس پرتی و عدم کارایی کارمندان می داند . این اتفاق بدیهی است چون حساب و کتاب کلیه مشتریان و نمایندگی ها حجیم و غیر قابل کنترل شده ، موجودی انبار تطابق نداشته و کم کم مشکلات تا خریداران انتشار پیدا می کند. مدیر هیچ گزارش موثق و درستی ندارد و همیشه از اتفاقات عقب خواهد بود حتی کاربلدترین کاربر اکسل هم نمی تواند این وضع را در صفحات اکسل خود ساماندهی کند. اینجاست که مدیر حاضر می شود تا با هزینه کردن نسبت به تهیه نرم افزاری برای سرو شکل دادن به کسب و کار خود اقدام کند  و معمولا درخواست آن را دارد تا اینکار در کمترین زمان ممکن صورت بپذیرد.

اینجا سر آغاز مشکل اصلی است. یک شرکت بازرگانی خودرو را فرض کنید که محصول آن با اقبال عمومی رو برو شده و فروش خوبی پیدا کرده است در حالیکه سایر رقبای آن برای فروش خودرو به ابزارهای مختلفی مثل فروش لیزینگی روی آورده اند. حجم بالای اطلاعات و اسناد کاغذی در حال ایجاد مشکل برای شرکت می باشد. مدیر شرکت یکی از کارشناسان خود را مامور تهیه نرم افزار فروش می کند، کارشناس پس از بررسی نرم افزارهای موجود در بازار و تهیه لیستی از نقاط قوت و ضعف آنها بهمرا قیمتشان پیش مدیر عامل برگشته و مدیر تصمیم به خرید یکی از آنها می نماید. بودجه مذکور به خرید نرم افزار اختصاص پیدا میکند و نرم افزار پس از طی مراحل مربوطه توسط شرکت مربوطه بر روی سیستم های شرکت نصب می گردد. کاربران پس از آموزش نرم افزار با خوشحالی شروع به ورود اطلاعات فروش ، مشتریان ، خودروها و پرداختهایشان می نمایند. ظاهرا مدیر از وضع موجود راضی است و گزارشها به خوبی در حال تولید هستند.

پس از گذشت مدتی و بدلیل آنکه فروش خودرو افت می کند مدیر شرکت تصمیم میگیرد تا محصولات خود را با شرایط و تسهیلات بیشتری به فروش برساند. مثلا به سراغ شرکتهای لیزینگ برای فروش محصول خود می رود و در واقع فرایند فروش جدید را در شرکت خود جاری می کند. قرارداد با شرکت لیزینگ بسته می شود و فروش آغاز می شود اما دریغ از اینکه این نوع فرایند در سیستم فروش تهیه شده وجود ندارد. کارمندان سر درگم مانده و تنها به ثبت بخشی از اطلاعات کفایت می کنند و مابقی اطلاعات معمولا در قالب اکسل نگهداری می شود. شکاف اینجا ایجاد می شود و با گذشت زمان شرکت با بحرانی نظیر آنچه از ابتدا با آن روبرو بوده مواجه می شود با این تفاوت که کلی هزینه ریالی، انسانی و زمانی شده و اکنون بدلیل  عدم وجود یک فرایند ساده کل نرم افزار محکوم به شکست شده و چالشی بزرگ روبروی شرکت قرار میگیرد.

به نظر این مشکل از کجا بوجود آمده است ؟

 مدیر بی تجربه بوده؟

مامور یررسی نرم افزارها اشتباه کرده است؟

فرایند تهیه نرم افزار غیر اصولی و سریع پیش رفته است؟

نرم افزار خوب و کامل نیست؟

و یا …

اگر بخواهیم از یک جمله برای توصیف کلیه عوامل موثر در این اتفاق یاد کنیم باید بگوییم که شناخت درستی از نیازهای شرکت انجام نشده است. بدیهی است که شناخت نیازها و در ادامه تحلیل فرایند های یک سازمان اولین گام بلند در تضمین موفقیت آینده شرکت ها خواهد یود. پس مدیر و کارشناس باهوشی باشید.برای مطالعه مقالات بیشتر با آی تی راه همراه شوید.

 

جهت دریافت مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با شماره های زیر تماس بگیرید
تلفن : ۲۶۴۰۳۸۶۳-۰۲۱
موبایل : ۰۹۳۵۶۰۱۰۶۶۶
ایمیل : info@itrah.ir

About the author

itrah_admin

Add Comment

Click here to post a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *