تحلیل و نیاز سنجی نرم افزار

لزوم تحلیل فرآیندهای سازمانی

processAnalyzer

فرایند عبارتست از یک سری فعالیتهای مرتبط به هم که برای رسیدن به هدفی خاص انجام می شوند. فرایند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرایندهای کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در ســازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند. فرایندهای کسب و کار با فرایندهای کاری فرق دارند. فرایندهای کاری فعالیتهایی هستند که کاملاً در کنترل یک بخش خاص هستند و درواقع در مرزهای وظیفه ای محدود شده اند. برای مثال فرآیند “ثبت سفارش خرید” یک فرآیند سازمانی و فرآیند ثبت “شکایات مشتریان” یک فرآیند درون واحدی امور مشتریان می باشد.

 تشخیص فرایندها:  ابتدا باید کلیه فرایندهای سازمان شناسایی شده و برای آنها نام و عنوان مناسبی برگزیده شود. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها خود را گول زده و فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند. فرایندها از مرزهای سازمانهای موجود گذر می کنند و یک راهنمایی سرانگشتی این است که اگر برگزیدن فرایندی دست کم سه نفر را خشمگین نکند، نباید آن را فرایند دانست. در شناسایی فرایندها باید کارهای سازمان را به صورت افقی بررسی کرده و از نگرش بالا به پایین یا عمودی خودداری کرد.

تحلیل فرآیندها :تحلیل فرآیند می تواند گامی مهمتر از خود شناسایی فرآیند باشد. پس از انتخاب نام درخور فرآیند، نوبت به شناسایی و مستندسازی جزییات آن می رسد. ورودیها و خروجیهای هر فرآیند، عاملان و ذینفعان هر فرایند ، تشریح عملیات و ریز عملیات داخل هر فرآیند بهمراه توالی انجام آنها تماما از جزییات اصلی یک فرآیند می باشند که می بایست مستند شوند.

در تحلیل هر فرآیند می بایست کلیه اتفاقات محتمل پیش بینی شده باشد. تحلیل صحیح هر فرآیند مقدمه را برای ارزیابی عملکرد کلیه عاملان و ذینفعان فرآیند محیا می سازد که قابلیتی بسیار مفید در شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان و بهبود عملکرد آن خواهد بود.

برای مثال فرآیند ثبت سفارش خارجی یک شرکت بازرگانی را در نظر بگیرید. برای اینکه فرآیند بدرستی به نتیجه برسد مستلزم همکاری کارمندان واحد مالی، بازرگانی، مدیریت و فروش می باشد. از زمان شروع فرآیند تا رسیدن به نقطه پایان می بایست ترتیب انجام وظایف کلیه واحدها و کارمندان به ریز مشخص گردد. تصمیم گیری و تاییدیه های مدیریتی، تامین اعتبار واحد مالی، اعلام نیاز میزان سفارش گذاری و انجام کلیه عملیتهای بازرگانی خارج از سازمان مجموعه ای از این عملیات و وظایف می باشد.

تحلیل شفاف وصحیح فرآیندها در سازمان باعث می شود تا مدیریت سازمان ببه سمت مدیریت فرآیند گرا گرایش یابد که بدون شک سبب افزایش بهره وری سازمان خواهد شد.

 

جهت دریافت مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با شماره های زیر تماس بگیرید
تلفن : ۲۶۴۰۳۸۶۳-۰۲۱
موبایل : ۰۹۳۵۶۰۱۰۶۶۶
ایمیل : info@itrah.ir

About the author

itrah_admin

Add Comment

Click here to post a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *